W2表是什么？如何填写和提交 W-2？

W-2 表又称“工资和税单”，是雇主用来向美国国税局（IRS）报告雇员年度工资和工资单中预扣税额的文件。

它汇总了雇员的收入和薪资税务责任信息，并用于计算每位雇员及雇主的税款和社会保险贡献。

IRS还可利用它来确定，是否需要对错误或未申报的收入进行，进一步调查。

W-2雇员，通常指的是为雇主工作并收取固定工资或时薪的人，这包括那些工资中有预扣税的全职或兼职员工。

W-2雇员可以享有多种就业福利，包括医疗保险、退休计划，以及雇主提供的其他各类福利。

需要注意的是，W-2表仅适用于雇员，并不适用于独立承包商。与独立承包商合作时，雇主应填写1099-NEC 表。

W-2 表主要有两种类型：W-2 雇员副本和 W-2 雇主副本。

W-2雇员表是雇员用来申报个人所得税的版本，而雇主则保留W-2 雇主表作为记录。

这两个版本都包含了工资、预扣税额以及其他相关信息的关键细节

W-2 表有多种用途，其主要功能是记录雇员的收入和纳税义务。

雇主使用 W-2 表向美国国税局报告雇员的工资和预扣税款，同时，员工需要使用该表申报联邦和州所得税。

此外，如抵押贷款机构或政府机构，也可能会要求提供个人的 W-2 表副本以进行核实。

任何从事贸易或商业活动并向雇员提供现金或非现金支付的雇主，都需要为每位雇员填报 W-2 表。这包括有雇员在美国工作的国内外雇主。

对于在美国境内进行人事安排的国际公司，了解并遵守这一要求至关重要，因为任何疏漏都可能导致扩展计划的重大延误或限制现有业务。

W-2 表的截止日期是每年的 1 月 31 日。这是针对上一纳税年度（1 月 1 日至 12 月 31 日）的报税，应包括该时间段内的所有付款。

雇主必须在此日期之前向员工提供 W-2 表副本，并将表格提交给社会保障署(SSA)。这项工作应及时完成，以便员工有足够的时间在四月份申报个人所得税。

同时，雇主还需留意各州的具体截止日期，因为每个州的申报要求不同。

未在 1 月 31 日截止日期前提交 W-2 表可能会被视为违法行为，受到美国国税局的处罚。

每份逾期表格的罚款在 50-60 美元之间，根据逾期时间和表格数量，每份表格的罚金高达 630 美元。

为避免这些罚款，雇主应当严格遵守截止日期，并及时处理表格中的任何错误或遗漏。也可以通过寻求第三方专业人士的帮助，以加快处理过程。

许多雇主选择通过社会保障署（SSA）的 Business Services Online (BSO) 网站进行电子申报，这种方式不仅效率高，还有助于降低纸质申报常见的错误。

1. 首先，您需要在SSA的BSO网站上创建一个账户。

   
   

2. 按照网站上的说明输入所有必要的雇员信息。这将包括他们的社会安全号(SSN)、工资和预扣税款。

   
   

3. 在提交电子表格之前，请仔细核对信息，因为提交后无法修改。

若选择邮寄方式提交 W-2 表，流程会更长且通常更复杂，雇主需提前做好规划，以确保准确和及时提交。

1. 从国税局或授权供应商处获取正式的 W-2 表。这是一个包含多份副本的文件包，需要按照规定填写和处理。

   
   

2. 根据表格上的指示为每位员工填写必要信息。

   
   

3. 将填好的 W-2 表格连同其他所需表格或文件邮寄到 SSA 提供的指定地址。通常需要邮寄到宾夕法尼亚州的 SSA 办事处。雇主需确保邮件有足够的邮资，并能及时送达，避免错过提交期限。

了解 W-2 表每个方框的信息对雇主和雇员都至关重要。以下是一些主要方框的简要说明：

• 方框 A-F（雇主/雇员详细信息）：请记住，对于仍在等待社会安全号 (SSN) 的国际雇员，请在相关方框中标注“已申请”。

• 方框 1（工资、小费、其他报酬）：此处填写支付给雇员的应税工资总额。

• 方框 2（预扣联邦所得税）：此处填写从雇员工资中预扣的联邦所得税金额。

• 方框 3（社会保障工资）：此处填写需缴纳社会保障税的工资总额。

• 方框 4（预扣的社会保障税）：此处填写预扣的社会保障税金额。

• 方框 5（医疗保险和小费）：此处填写需要缴纳医疗保险税的总额。

• 方框 6（预扣医疗保险税）：此处填写预扣的医疗保险税额。

方框 7-14 不一定适用于所有情况。

• 方框 7（需要交社保税的小费收入）：报告需要缴纳社会保障税的小费。

• 方框 8（雇主分配的小费收入）：列出雇主分配给雇员的小费。

• 方框 9：留空。

• 方框 10（受赡养者福利）：用于报告雇主支付或产生的受赡养者福利总额。

• 方框 11（非规格计划的金额）：此处显示从非规格（计划内的）的分配情况，包括被视为工资的金额。

• 方框 12（代码 A 至 DD）：涵盖不同类型的补贴或福利代码，如退休金计划缴款、医疗福利和其他附带福利。

• 方框 13（复选框）：其中包含法定雇员、退休金计划和第三方病假工资的复选框。

• 方框 14（其他）：此栏供雇主报告其他信息，如州预扣残疾保险税或工会会费。

• 第 15-20 格（州税和地方税）：这取决于您所在州或地方当局的具体要求，可能涉及额外的税务信息。

请注意，一些与您的员工无关的方框应保持为空。这包括方框 9，因为它不再适用于该流程。

W-2 表在维护美国雇主与雇员关系中发挥着核心作用，雇主必须优先了解其细微差别，以履行其职责。在经验丰富的全球EOR合作伙伴的帮助和支持下，雇主可以随时了解相关信息，从而自信、轻松地应对复杂的国际就业问题。

面对复杂的美国就业法规和涉税文件，如W-2表，无疑是一大挑战，出错可能导致高昂的罚款。因此，INS Global 专门为寻求一站式服务的公司提供雇佣解决方案，旨在提升人力资源效率，同时保持合规，降低风险。

近 20 年来，我们一直为美国和全球其他 160 多个国家和地区的公司提供在册雇主（EOR）、国际招聘、法律咨询以及专业的薪酬管理服务。通过与 INS Global 合作，雇主可以将注意力集中在核心业务上，同时确保雇佣流程的无缝和合规。 

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